Una empresa necesita contar con liquidez para cumplir con sus obligaciones comerciales y para ello cuenta con dos fuentes principales: su capital de giro y la cobranza de los créditos por ventas.

La ineficiencia en la cobranza apareja que se consuma el capital de giro y que, una vez agotado éste, se recurra al financiamiento externo lo que acarrea inevitablemente la pérdida de parte de las utilidades que se gastan en el pago de intereses.

Cuando se agotan las fuentes de financiamiento bancario, generalmente se recurre a préstamos de terceros o al descuento de documentos a tasas que muchas veces superan el margen de utilidad – apalancamiento negativo – lo que provoca un pérdida constante y acumulada que termina haciendo inviable el emprendimiento comercial.

Para prevenir estos males debemos establecer claras políticas de crédito y cobranza de forma tal que nos permitan mantener el capital de giro por el necesario acompasamiento de los presupuestos de gastos y cobranza evitando así pagar costos financieros innecesarios.

Llegar a esta situación de equilibrio depende de nosotros mismo y se logra estableciendo políticas de crédito y cobranza que deben ser conocidas y respetadas por nuestros clientes y por nosotros mismos.

Cuentas a Cobrar

Las “cuentas a cobrar” no son más que el crédito que concedemos a nuestros clientes en cuenta abierta o documentado en títulos valores (cheque, vale, pagaré o conforme). Por ello, las ventas a crédito – que son las que arrojan como resultado las cuentas a cobrar – deben estar sujetas a condiciones (políticas de crédito y cobranza – que el cliente debe conocer y la empresa debe respetar, para asegurar la eficiencia del sistema.

La empresa generalmente se concentra en los procesos de producción y comercialización dejando de lado la cobranza que poco a poco se va tornando en un mal que puede llevar a la ruina.

El departamento de crédito y cobranza entonces debe actuar de acuerdo a criterios objetivos que responden a políticas previamente diseñadas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Para este artículo podemos establecer dos momentos en el proceso: el crédito y la cobranza.

Para otorgar crédito a nuestros clientes debemos determinar dos límites, uno cuantitativo y otro temporal, estableciendo cual es el monto máximo de crédito a otorgar y cual es el plazo a pagar.

Un segundo aspecto de este punto es la forma de documentar el crédito otorgado (cuenta abierta, cheques o títulos valores propios o de terceros, línea de crédito con o sin garantía solidaria, etc.)

En cuanto a la cobranza se deben diseñar procesos que permitan prevenir el incumplimiento y facilitar el pago a nuestros clientes.

El primero y más obvio es el recordatorio por el cual le avisamos al cliente la fecha de su próximo vencimiento, el monto a pagar y la forma en la que puede hacerlo.

Vencido el plazo comienza la etapa de recuperación que se inicia con un requerimiento de pago por vía telefónica y finaliza con la ejecución judicial.

El punto más importante a destacar como conclusión de este breve artículo es que tanto la empresa como el cliente deben tener claras las políticas de crédito y cobranza es decir – desde el punto de vista del dedudor – cuales son las condiciones de venta y pago, y cuales son las consecuencias de su incumplimiento, entre las que se encuentran la pérdida de bonificaciones o descuentos, la aplicación de intereses o recargos por mora, la pérdida de la línea de crédito y la acción judicial para el cobro.

La implantación de estos sistemas es generalmente resistida por las empresas con argumentos que no resisten el menor análisis.

La mayoría están basados en juicios subjetivos basados en la personalidad o en la antigüedad del cliente y otros son verdaderas falacias como la de “si le cobro pierdo el cliente” porque en realidad el cliente ya se perdió hace rato.

Los vendedores generalmente defienden al cliente diciendo que es bueno y compra mucho, pero no advierten que compra porque no paga, o porque puede extender el plazo para el pago de acuerdo a su voluntad y negociando personalmente.

Nuestro estudio puede acompañarlo en todas las etapas de este proceso que le permitirá optimizar sus resultados.